Організація конференцій, тренінгів, лекцій, презентацій, брифінгів у Києві!

Проведення конференції варто співвіднести з наступними нехитрими правилами:

Більше показуйте, менше говоріть

    У своїй більшості люди - візуали, тобто, краще сприймають інформацію з відео, фотографій і міркувань; оптимальне співвідношення усної і візуальної інформації - 40% до 60% на користь останньої - тут вам дуже знадобиться професійне презентаційне обладнання.…

Дозвольте глядачам відпочивати

    Якщо захід займає більше двох годин, передбачте перерви! Під час роботи конференції комфорт учасника - запорука успіху!…

Залучіть аудиторію в роботу

      Навіть виступ найцікавішого в світі спікера може втомити. Не допустіть стомлення публіки, дозвольте їй працювати - ставити питання, вирішувати проблемні питання, в режимі реального часу складати графіки і списки.…

Подумайте про комфорт кожного учасника

      Якщо під час зустрічі потрібно буде щось записувати, підготуйте столи, окремі папки, блокноти і ручки; якщо виступ у великому приміщенні передбачає питання із залу, додайте кілька мікрофонів по одному на сектор залу.…

Робіть паузи між виступами спікерів

    Не тільки з міркувань практичних, щоб вистачило часу підготуватися. Людський мозок так влаштований, що йому потрібен якийсь час, щоб упорядкувати, запам'ятати отриману інформацію. Дайте людям цей час і після заходу їм не буде здаватися, що він був сумбурним.…

Створіть затишну атмосферу

    Коли людям тепло і комфортно, вони відкриваються і легше йдуть на контакт.…

Конференція є невід'ємною частиною корпоративного життя кожної ділової людини!

Проведення конференцій забезпечує:
- Презентацію інновацій, знайомство цільової аудиторії з нововведеннями у професійній сфері;
- Інформування громадськості про інновації та досягнуті результати;
- Спілкування з колегами і партнерами.

Якщо Ви думаєте, як провести конференцію найкращим способом, ми і наша команда менеджерів рада надати повний спектр послуг і надати кваліфіковану допомогу з усіх організаційних питань проведення конференції.

Для зв'язку з нами, заповніть коротку заявку, і наші менеджери зв'яжуться з Вами найближчим часом.

Етапи підготовки до конференції, тренінгу, презентації.

Наші рекомендації

Реєстрація

Залежно від масштабів конференції складаються списки слухачів і доповідачів відповідно до прийнятих онлайн-заявок на участь. Пропуск на захід проводиться відповідно до наявності запрошення або купленого квитка в касах. Реєстрація та оплата внесків також проходить в день конференції незадовго до її початку біля столу реєстратора. Там, бажаючим взяти участь у конференції в ролі слухачів пропонують заповнити реєстраційний талон і отримати відмітку, що підтверджує пройдену процедуру реєстрації.Доповідачам, відповідно до списків на окремих столах реєстрації видають, при необхідності, бейдж доповідача.…

Проживання

Місце проживання запрошених учасників безпосередньо залежить від місця проведення конференції. Вам вдасться зберегти кошти на переміщення учасників, якщо місце проживання та місце проведення будуть знаходиться в безпосередній близькості або навіть в одній будівлі.Призначте робочу групу відповідальну за розміщення учасників, в її обов'язки входить:- Вибір місця проживання;- Обробка побажань місця проживання від деяких учасників;- Бронювання номерів;- Забезпечення додаткових місць, у разі непередбачених ситуацій;- Надання списків гостей готелям;…

Планування

До початку здійснення задуманого, необхідним є ретельне планування. Масштаб конференції буде залежати від цілей, яких Ви хочете досягти і від кількості людей, яких запрошують на захід.Прорахуйте загальний час, необхідний для презентації доповідей всіх бажаючих. У випадку, якщо цей час виявиться менше 6:00, деяким учасникам може здатися безглуздим долати багато кілометрів заради кількох годин. Проводячи підрахунки часу, який займуть всі етапи конференції, включіть:- Тривалість самої конференції;- Перерви між доповідями;- Час реєстрації учасників;- Живе спілкування учасників між собою.У разі якщо загальний час склав більше 6-8 годин, краще розділити конференцію на кілька днів, що включає організацію проживання, харчування, культурне проведення часу, відпочинок. Для організації подібного заходу, радимо Вам зібра…

Місце проведення конференції

Найкращим варіантом місця проведення конференції є конференц-зал готелю, в якому розташовуються Ваші гості. Але місткість залу повинна максимально відповідати кількості учасників, так, якщо передбачувана кількість учасників становить 100 чоловік, немає сенсу орендувати зал з місткістю в 500.Перевагою проведення ділового заходу в конференц-залі готелю, є сполучення трьох основних місць в одній будівлі: номерів учасників, конференц-залу й ресторану. Також спрощується організація кава-брейків.Для вибору місця проведення конференції потрібно врахувати:- Місткість залу;- Доступне технічне обладнання та його відповідність вимогам;- Можливість підключення додаткового обладнання або використання свого;- Місце розташування і його інфраструктура.…

Інші етапи

ЛОГІСТИКА; ДРУКОВАНА ПРОДУКЦІЯ; ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ; ХАРЧУВАННЯ; КУЛЬТУРНИЙ ВІДПОЧИНОК; РОЗВАЖАЛЬНІ ЗАХОДИ; ПІДБІР ПЕРЕКЛАДАЧІВ;…

2

 

 

 

Якщо під час зустрічі потрібно буде щось записувати, підготуйте столи, окремі папки, блокноти і ручки; якщо виступ у великому приміщенні передбачає питання із залу, додайте кілька мікрофонів по одному на сектор залу.

Автор : btamedia