Етапи підготовки до конференції, тренінгу, презентації.
Наші рекомендації
Реєстрація
Залежно від масштабів конференції складаються списки слухачів і доповідачів відповідно до прийнятих онлайн-заявок на участь. Пропуск на захід проводиться відповідно до наявності запрошення або купленого квитка в касах. Реєстрація та оплата внесків також проходить в день конференції незадовго до її початку біля столу реєстратора. Там, бажаючим взяти участь у конференції в ролі слухачів пропонують заповнити реєстраційний талон і отримати відмітку, що підтверджує пройдену процедуру реєстрації.Доповідачам, відповідно до списків на окремих столах реєстрації видають, при необхідності, бейдж доповідача.… Проживання
Місце проживання запрошених учасників безпосередньо залежить від місця проведення конференції. Вам вдасться зберегти кошти на переміщення учасників, якщо місце проживання та місце проведення будуть знаходиться в безпосередній близькості або навіть в одній будівлі.Призначте робочу групу відповідальну за розміщення учасників, в її обов'язки входить:- Вибір місця проживання;- Обробка побажань місця проживання від деяких учасників;- Бронювання номерів;- Забезпечення додаткових місць, у разі непередбачених ситуацій;- Надання списків гостей готелям;… Планування
До початку здійснення задуманого, необхідним є ретельне планування. Масштаб конференції буде залежати від цілей, яких Ви хочете досягти і від кількості людей, яких запрошують на захід.Прорахуйте загальний час, необхідний для презентації доповідей всіх бажаючих. У випадку, якщо цей час виявиться менше 6:00, деяким учасникам може здатися безглуздим долати багато кілометрів заради кількох годин. Проводячи підрахунки часу, який займуть всі етапи конференції, включіть:- Тривалість самої конференції;- Перерви між доповідями;- Час реєстрації учасників;- Живе спілкування учасників між собою.У разі якщо загальний час склав більше 6-8 годин, краще розділити конференцію на кілька днів, що включає організацію проживання, харчування, культурне проведення часу, відпочинок. Для організації подібного заходу, радимо Вам зібра… Місце проведення конференції
Найкращим варіантом місця проведення конференції є конференц-зал готелю, в якому розташовуються Ваші гості. Але місткість залу повинна максимально відповідати кількості учасників, так, якщо передбачувана кількість учасників становить 100 чоловік, немає сенсу орендувати зал з місткістю в 500.Перевагою проведення ділового заходу в конференц-залі готелю, є сполучення трьох основних місць в одній будівлі: номерів учасників, конференц-залу й ресторану. Також спрощується організація кава-брейків.Для вибору місця проведення конференції потрібно врахувати:- Місткість залу;- Доступне технічне обладнання та його відповідність вимогам;- Можливість підключення додаткового обладнання або використання свого;- Місце розташування і його інфраструктура.… Інші етапи
ЛОГІСТИКА;
ДРУКОВАНА ПРОДУКЦІЯ;
ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ;
ХАРЧУВАННЯ;
КУЛЬТУРНИЙ ВІДПОЧИНОК;
РОЗВАЖАЛЬНІ ЗАХОДИ;
ПІДБІР ПЕРЕКЛАДАЧІВ;…